Правила составления документов делопроизводство

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Документирование - запись информации на бумаге ил и любом другом носителе. Документирование осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Сейчас все чаще употребляется термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Основные правила составления текста документов ………………………….

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными муниципальными учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от Следование указанным правилам считается хорошим тоном. ГОСТ Р 7.

Темы заданий

Основные правила составления текста документов …………………………. Правила оформления реквизитов документов ……………………………… Классификация документов. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Основные правила составления текста документов. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов.

Текст — основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами: 1. Раздел; 1. Подраздел; 1. Пункт; 1. Правила оформления реквизитов документов. Государственный герб. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований городов, сельских поселений. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания. Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение.

В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки знаки обслуживания , не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Код организации. Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций ОКПО код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

Код формы документа. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОКУД , класс , код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Наименование организации. Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации.

Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации. Наименование организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах уставе или положении об организации.

Справочные данные об организации. Реквизит присутствует только в бланках писем и включает в себя индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной почты. В составе этого реквизита могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий. Наименование вида документа. Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста.

Дата документа. Дата один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: Допускается оформление даты словесно- цифровым способом : 15 апреля г.

Кроме даты документа, датируются также все служебные отметки на документе резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов распоряжений, актов, протоколов это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке очередности авторов на документе.

Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Место составления или издания документа. Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа кроме письма. Например: с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Воронежский государственный университет. Гриф ограничения доступа к документу. Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и другие отметки.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством заявления, докладные, объяснительные записки и др. Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам. Адресат проставляется на бланке документа справа. Маросейка, 15, стр. Российская, 8, кв. Белоозерский, Воскресенский р-он, Московская обл. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Гриф утверждения документа. Утверждение — способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно правовые документы устав, положение, инструкция, штатное расписание и др. В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Она пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном месте или оформляется на специальном бланке для резолюций формата А6. На документе не должно быть больше четырех резолюций.

Резолюция включает в себя фамилию фамилии исполнителя ей , содержание поручения, срок исполнения поручения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции: Васильеву К. Подготовить проект контракта к Заголовок к тексту.

Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.

Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: приказ о чем?

Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28 — 30 знаков при количестве строк не более пяти.

Правила оформления документов в делопроизводстве

В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:. Требования к оформлению документов. Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих эту систему. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23,

Правила составления документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Организационно-распорядительная документация. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Приказом Росстандарта от Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. На практике он означает, что:.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на вступление в силу с Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Приказом Росстандарта от Теперь нормативно закреплено и место расположения данного реквизита. Он размещается в середине верхнего поля бланка над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новый ГОСТ по оформлению документов 2018 - ГОСТ Р 7.0.97–2016

Общие правила составления и оформления документов

Активировать демодоступ. В статье расскажем о правилах составления и оформления документов. Поделимся образцами важных бумаг. Дадим перечень основных реквизитов, которые придадут документах юридическую силу. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, которые влияют на классификацию.

.

.

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Олег

    Патрульные будут стоять с включенными маячками ,а какже если в полиция нет разрешения на использование мигалок?

  2. Пульхерия

    Стакан, верни юрист!

  3. judgbackbliw

    Вообще непроблематичный . Нет такого государства РФ ия . Зачем иметь гражданство , несуществующего государства , тем более вам его НИКТО не даст . Нет НИОДНОГО документа , который мог бы подтвердить это гражданство , и на руках НИУКОГО его нет .

  4. Ксения

    А вы не думали что чинуши просто бобла рубануть захотели,вы лучше расскажте тем людям которых кинули когда строили стадионы или цель оправдывает средства.вранье с этого и происходит ,двойные стандаты в действие

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных